abas Software AG

1. Produkt Information

Mit abas BPM modellieren und optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse. Die Business Process Management-Lösung bietet alle Werkzeuge, mit denen Ihre Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, aber auch abas ERP und weitere Systeme dauerhaft in die Gestaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen eingebunden werden können.

Definierte Workflows und deren Aufgaben werden in den Arbeitsalltag integriert und können über Dashboards komfortabel überwacht werden. So werden Prozesse nachhaltig und lebendig in Ihrem Unternehmen etabliert.

Weitere Informationen finden Sie im Extranet.

1.1. Workflow Task Overview

Der Workflow Task Overview von abas BPM bietet jedem Prozessbeteiligten eine übersichtliche Zentrale, die benutzerindividuell relevante Informationen bündelt und zur Erledigung anstehender Arbeitspakete auffordert. Das Dashboard stellt offene Aufgaben personenbezogen dar und bietet Anwendern die Möglichkeit, mit ihrer Bearbeitung direkt aus der Übersicht heraus zu beginnen, wonach sich z.B. automatisch die entsprechende Maske von abas ERP öffnet. Zusätzlich zeigt ein Performance-Diagramm die prozentuale Verteilung von fristgerecht und verspätet erledigten Aufgaben eines Anwenders an.

Ein ausführliches Benutzerhandbuch zum Task Overview erhalten Sie hier.

1.2. Workflow Viewer

Im Workflow Viewer von abas BPM erkennen Sie jederzeit auf den ersten Blick, an welcher Stelle sich der Prozess aktuell befindet: Auf Grundlage des im Workflow Designer gestalteten Ablaufs werden bereits abgeschlossene sowie parallel stattfindende Prozessschritte gekennzeichnet und der Vorgang, welcher gerade bearbeitet wird, farblich hervorgehoben. Berechtigte Benutzer (Prozessadministratoren) haben bei Bedarf die Möglichkeit, manuell in den Prozessfluss einzugreifen.

Ein ausführliches Benutzerhandbuch zum Viewer erhalten Sie hier.

1.3. Workflow Designer

Mit dem Workflow Designer von abas BPM können Sie Ihre Workflows modellieren und konfigurieren. Der grafische Editor ist intuitiv bedienbar und stellt in seiner Toolbar gängige Symbole zur Prozessabbildung zur Verfügung, die sich einfach und schnell per Drag-and-Drop verwenden lassen. Mit so fest definierten und dokumentierten Abläufen, Aufgaben, Abhängigkeiten, Prioritäten sowie Fristen und Verantwortlichkeiten schaffen Sie bereichsübergreifend eine einheitliche und verbindliche Sicht auf Prozesse und Strukturen Ihres Unternehmens. Die erstellten Workflows bleiben flexibel und können jederzeit von den jeweils berechtigten Benutzern, z.B. den Prozessverantwortlichen selbst, an die geänderten Anforderungen angepasst werden.

Nachdem ein Workflow modelliert und veröffentlicht wurde und definierte Triggerbedingungen für den Prozessstart erfüllt sind, wird eine Workflow-Instanz gestartet. Die Process Engine steuert diese Instanz und erstellt Aufgaben für Personen bzw. Personengruppen und löst automatisiert Systemdienste aus.

Ein ausführliches Benutzerhandbuch zum Designer erhalten Sie hier.

1.4. Administration Overview

Mit dem Administration Overview können Sie abas BPM Verwalten. Sie können einfach und schnell neue Benutzer und Gruppen anlegen, bearbeiten und löschen. Zusätzlich können Sie abas ERP Trigger konfigurieren, um Workflows automatisch starten zu lassen. Außerdem wird im Administration Overview der Zugang mit dem API Key konfiguriert.

Ein ausführliches Benutzerhandbuch zum Administration Overview erhalten Sie hier.

2. Versionshinweise

Die neuste Versionen:

18.Juni 2020 - 1.1.1 (On-Premises)

Allgemeine Informationen

WICHTIG! abas BPM erfordert den offiziellen Lizenzierungsmechanismus. Bevor sie diese Version einsetzen, muss sichergestellt werden, dass ihre abas BPM Installation durch uns (abas Software GmbH) lizenziert/aktiviert ist. Dies können Sie über ihren VAR prüfen. Eine Funktion zur Verwaltung von Farben und ein neuer Notifikationsmechanismus wurde für abas BPM entwickelt.

Workflow Administration

  • Sie müssen die Lizenzbedingungen (PDF) lesen und akzeptieren, damit Sie die abas BPM Anwendungen verwenden können. Ansonsten bekommt der Benutzer einen entsprechenden Dialog angezeigt.

  • Vorlagen für E-Mail-Notifikationen können angelegt werden. Diese können im Workflow Designer referenziert werden. Je nach Anforderungen haben Sie die Möglichkeit, für die BPMN Elemente Farben zu definieren, die Sie dann im Workflow Designer auswählen können.

Workflow Designer

  • Für einen Prozess und für jede Aufgabe haben Sie die Möglichkeit, eine E-Mail-Vorlage auszuwählen. Diese werden dafür sorgen, dass die betroffenen Benutzer bei entsprechenden Aktionen E-Mails erhalten.

  • Für jedes BPMN Element können sie eine Farbe setzen. Damit können sie für farbliche Prozesse sorgen. Der Einsatz von Farben wird im Produktivbetrieb nicht empfohlen. Der Grund dafür liegt in der Natur des Menschen, da Farben für Interpretationsräume sorgen. Während ihre Intension während der Modellierung vielleicht rein optisch war, werden Benutzer eine Bedeutung hineininterpretieren. Ein rot gefärbtes Element kann dazu führen, dass die Aufgabe als kritisch, verspätet, hoch-priorisiert, … etc. angesehen wird.

  • abas ERP Aufgabe: Es ist möglich, beliebig viele ERP Felder in den Workflow zu mappen. Dies war limitiert.

  • In der Aufgabenbeschreibung sorgen mehrzeilige Texte für eine einfache Formatierung.

  • Ein neuer Service Task ermöglicht es Ihnen beliebige Felder eines beliebigen abas ERP Objekts (identifiziert durch die eindeutige Objekt-Id) zu laden. Damit ist es möglich an einer beliebigen Stell in einem Prozess, die Daten aus abas ERP zu aktualisieren.

  • Jeder Service Task verfügt über eine Var-Mapping, so dass die aktuellen Daten immer im Workflow aktuell gehalten werden können.

Workflow Task Overview

  • Benutzer Einstellungen für die E-Mail-Notifikationen: Ein Benutzer kann personalisierte Einstellungen definieren, die bei geändertem Prozessstatus für Informationen (E-Mail) sorgen. Die Einstellungen können vom Administrator überschrieben werden.

  • Die Aufgabenbeschreibung kann mehrzeilig sein und beinhaltet entsprechende Formatierung für eine bessere Lesbarkeit.

Backend

  • Der E-Mail-Versand ist möglich, wenn der SMTP Server hinter einem Proxy Server ist.

  • Die Kommunikation der Service Tasks mit abas ERP verfügt über erweiterte Konfigurationsoptionen (Timeout, Lizenzbelegung, erweitertes Logging)

Probleme

  • Trigger wird nicht richtig ausgelöst
    Das Problem tritt auf, wenn eine Person, eine ERP Aufgabe hat und gleichzeitig ein Trigger ausgelöst werden soll. Dann kommt es zu einer Fehlermeldung.
    Die Problemumgehung wäre, nicht mehr das Feld „Assignee“ zu nutzen, sondern „Candidate Users“ oder „Candidate Groups“. Erst wenn der Benutzer die Aufgabe bearbeiten will, muss er auf „Mir zuweisen“ klicken und die Aufgabe dann sofort bearbeiten. Sobald die Aufgabe sich zugewiesen wurde, gibt es Probleme bei der Triggerauslösung.

  • Verkette Bedingungen im Evaluation Script
    Bei der Verwendung einer verketteten logischen Bedingung wird nur die erste Bedingung ausgewertet.
    if(empty(bpmEditor.totalNetAmt) && bpmEditor.calcGrossAmt){throw new RuntimeException("Set field!");}
    Die Problemumgehung wäre eine weitere Variable zu definieren und in diese Variable die Bedingung zu schreiben.
    def ok = !empty(bpmEditor.totalNetAmt) && bpmEditor.calcGrossAmt if(!ok){throw new RuntimeException("Set field!");}

27.February 2020 - 1.1.1 (Hybrid-Cloud)

Backend

Behebung kleinerer Probleme beim Versand von Benachrichtigungen

12.Feburar 2020 - 1.1.0 (Hybrid-Cloud)

Allgemeine Informationen

WICHTIG! abas BPM erfordert den offiziellen Lizenzierungsmechanismus. Bevor sie diese Version einsetzen, muss sichergestellt werden, dass ihre abas BPM Installation durch uns (abas Software GmbH) lizenziert/aktiviert ist. Dies können Sie über ihren VAR prüfen. Eine Funktion zur Verwaltung von Farben und ein neuer Notifikationsmechanismus wurde für abas BPM entwickelt.

Workflow Administration

  • Sie müssen die Lizenzbedingungen (PDF) lesen und akzeptieren, damit Sie die abas BPM Anwendungen verwenden können. Ansonsten bekommt der Benutzer einen entsprechenden Dialog angezeigt.

  • Vorlagen für E-Mail-Notifikationen können angelegt werden. Diese können im Workflow Designer referenziert werden. Je nach Anforderungen haben Sie die Möglichkeit, für die BPMN Elemente Farben zu definieren, die Sie dann im Workflow Designer auswählen können.

Workflow Designer

  • Für einen Prozess und für jede Aufgabe haben Sie die Möglichkeit, eine E-Mail-Vorlage auszuwählen. Diese werden dafür sorgen, dass die betroffenen Benutzer bei entsprechenden Aktionen E-Mails erhalten.

  • Für jedes BPMN Element können sie eine Farbe setzen. Damit können sie für farbliche Prozesse sorgen. Der Einsatz von Farben wird im Produktivbetrieb nicht empfohlen. Der Grund dafür liegt in der Natur des Menschen, da Farben für Interpretationsräume sorgen. Während ihre Intension während der Modellierung vielleicht rein optisch war, werden Benutzer eine Bedeutung hineininterpretieren. Ein rot gefärbtes Element kann dazu führen, dass die Aufgabe als kritisch, verspätet, hoch-priorisiert, … etc. angesehen wird.

  • abas ERP Aufgabe: Es ist möglich, beliebig viele ERP Felder in den Workflow zu mappen. Dies war limitiert.

  • In der Aufgabenbeschreibung sorgen mehrzeilige Texte für eine einfache Formatierung.

  • Ein neuer Service Task ermöglicht es Ihnen beliebige Felder eines beliebigen abas ERP Objekts (identifiziert durch die eindeutige Objekt-Id) zu laden. Damit ist es möglich an einer beliebigen Stell in einem Prozess, die Daten aus abas ERP zu aktualisieren.

  • Jeder Service Task verfügt über eine Var-Mapping, so dass die aktuellen Daten immer im Workflow aktuell gehalten werden können.

Workflow Task Overview

  • Benutzer Einstellungen für die E-Mail-Notifikationen: Ein Benutzer kann personalisierte Einstellungen definieren, die bei geändertem Prozessstatus für Informationen (E-Mail) sorgen. Die Einstellungen können vom Administrator überschrieben werden.

  • Die Aufgabenbeschreibung kann mehrzeilig sein und beinhaltet entsprechende Formatierung für eine bessere Lesbarkeit.

Backend

  • Der E-Mail-Versand ist möglich, wenn der SMTP Server hinter einem Proxy Server ist.

  • Die Kommunikation der Service Tasks mit abas ERP verfügt über erweiterte Konfigurationsoptionen (Timeout, Lizenzbelegung, erweitertes Logging)

Probleme

  • Trigger wird nicht richtig ausgelöst
    Das Problem tritt auf, wenn eine Person, eine ERP Aufgabe hat und gleichzeitig ein Trigger ausgelöst werden soll. Dann kommt es zu einer Fehlermeldung.
    Die Problemumgehung wäre, nicht mehr das Feld „Assignee“ zu nutzen, sondern „Candidate Users“ oder „Candidate Groups“. Erst wenn der Benutzer die Aufgabe bearbeiten will, muss er auf „Mir zuweisen“ klicken und die Aufgabe dann sofort bearbeiten. Sobald die Aufgabe sich zugewiesen wurde, gibt es Probleme bei der Triggerauslösung.

  • Verkette Bedingungen im Evaluation Script
    Bei der Verwendung einer verketteten logischen Bedingung wird nur die erste Bedingung ausgewertet.
    if(empty(bpmEditor.totalNetAmt) && bpmEditor.calcGrossAmt){throw new RuntimeException("Set field!");}
    Die Problemumgehung wäre eine weitere Variable zu definieren und in diese Variable die Bedingung zu schreiben.
    def ok = !empty(bpmEditor.totalNetAmt) && bpmEditor.calcGrossAmt if(!ok){throw new RuntimeException("Set field!");}

3. Setup, Installation & Update

Diese Anleitung hilft Ihnen ihre abas BPM Installation aufzusetzen und zu verwalten.

4. Download BPMN examples

5. FAQ

6. Videos

7. Archive